象工作例会这样简单至极的事现在几乎无法安排，而全体人员济上海包装设计济一堂也已成为昨日黄花。更加扁平化的企业结构使员工个人的自主权和职责范围大为扩大。如此一来，准确及时的信息就变得愈发重要，而信息的交流传递却变得愈发艰难了。

    如果一个企业的人员散布在不同的地区，而且常常是不同的时区，那么他们的工作时间就会迥然不同。在这种情况下，应该如何保证企业内部的沟通与联系呢？

    这一问题可以通过许多高科技手段得到解决。但是，麦克尼利斯集团(McNellis Group )行政总裁Jerry McNellis（编者译：麦克尼利斯）却采用了一种貌似平凡的方法，他用这种方法卓有成效地管理着分散在世界各地的十一个分部。麦克尼利斯创造了一种解决问题和制定规划的程序，他称之为“浓缩计划”。在他的公司中，培训师大部分人员都在家办公，大部分时间常驻在客户所在地。

报告三部曲

    大约九年前，麦克尼利斯采用了一种叫做“5-15报告”的工作程序。此方法由巴塔哥尼亚公司(Patagonia)总经理Yvon Chouinard（编者译：施维纳）首创。Paul Hawken（编者译：霍肯）在他的《企业发展》一书中作了详细的说明。其方法是：每位职员每周须提交一份报告，报告必须能在十五分钟内写完，能够在五分钟内读完。根据霍肯 的介绍，报告共分三个部分：

    1.简要叙述本人一周以来的工作情况

    2.坦率地叙述本人的精神面貌及周围同仁的士气

    3.一条针对本人工作、本部门或公司的改进建议

    使用这种工作程序一段时间之后，麦克尼利斯发现报告的第三部分中很少出现有益的建议，而往往充斥空洞无物的官样文章。因此，他删掉了这一部分，但却保留了这一基本程序作为企业内部沟通的主要手段。

    “在一个象我们这样人员分散的企业中，这个工作方法大有裨益。”麦克尼利斯说，“从我得到的信息反馈看，实施5-15报告程序后，我们的许多驻外人员都觉得和公司更加形同一体。对于全职人员，报告每周一份；而对于兼职人员和咨询顾问，则要求每月一份。报告一般在周一中午之前递交。因为我们的人员较少，所以每人都能得到所有报告的全套复印件。我们还把它们抄送给我们公司的主要业务单位、合资企业和重要客户，作为加强联系的一种办法。”

    “5-15报告”中主要汇报客户中出现的情况，正在起草中的提案，可圈可点的会议，出现的问题和新的计划等。这种工作程序为员工提供了一个论坛，人们可以在这里分享成功经验，对同事表示慰问，寻求帮助，提出建议，发泄愤怒或传递一些大家感兴趣的信息。

    这种报告体系还是维系员工之间私人关系的一个重要渠道。在正常情况下，员工们总会在咖啡厅或饮水器前进行一些信息交流。然而，当同事之间不能经常见面，这种交流机会也就荡然无存。在人员分散的企业里，失去这种交流机会将导致员工丧失集体归属感。

    麦克尼利斯集团的内部报告中还有一个非常重要的内容，就是员工的个人生活，诸如孩子出生、亲属去世、同仁结婚等等。由于这种内容每周都有，而且人人均可读到，因此这种方法有效地加强了企业内部员工间的联系。

    麦克尼利斯说：“这些年来，我们只有一次能够把企业的全体成员召集在一起，因为这需要调整每位员工的日程表，近乎蜀道之难，如此说来，我们的报告程序对于交流情况、分工协作就起到了极其重要的作用。对我们来说，聚在一起不仅花费不菲，而且会耽误许多宝贵的时间。所以，无需碰头就能够实现高效的交流与联系至关重要。”

    设计这种报告体系是用来通报大家共同感兴趣的情况的，但麦克尼利斯却注意到：这种报告常常能够促使员工进行深层次的个人交流。他补充道：“我非常仔细地阅读这些报告，尤其是有关精神面貌的部分。我经常会对报告中的某些内容作出批示，然后发还给报告提交人，这样就形成了一个快速高效的反馈循环。”

信息共享

    坚持使用这种报告的成效之一便是信息共享。企业里的每一名成员都能得到全部报告，因此人人都可以平等地获得信息。

    企业成员信息共享，而这些信息对不计其数的决策和工作都会产生影响。在这种信息的流动中，没有人会觉得自己被排除在社会和企业之外。人人都有机会谈论自己手头的工作，无论他们是在接待一个大客户，还是在研制一种新型文档系统，每个人的价值都会由此获得认可。

    也许大型企业无法做到人手一套报告复印件。但毫无疑问，这个方法确保了员工间密切的联系。而且，任何难以召集全体人员到场的企业，都可以采纳此种方法，以保证有关企业和员工信息的沟通畅通无阻。

    原文摘自The Innovation Network (www.Thinksmart.com)。The Innovation Network（ Denver，CO 80216）1999年登记版权。朱小凡译。