信息技术本身并非什么灵丹妙药。但是，合适的技术工具将能增强公司库存管理的能力，这也正是当前诸多公司最为关注的几大议题之一。

       投资于技术获得的回报，与其他任何类型的投资并无二致。你的预期收益将直接与你的投资水平和投入程度挂钩。投资并非一定意味着注入现金；也许最为重要的投资是时间和人力资源。承诺使用某项技术以改善库存的做法可能收效甚微，除非上至公司高层、下至仓库管理人员的全体公司职员都能贯彻始终地运用该技术。

       你可以在公司内部实施公司文化的转型，为信息技术基础设施所带来的新流程、新商机提供有力的支持。以下这些策略将有助于改善贵公司的存货管理：不仅从公司高层、更要从终端用户（仓库管理员）的利益出发来运用信息技术；建立创造性的库存管理流程；根据各种库存的重要性高低，逐个攻关。

从用户的利益出发

我们应摒弃那种认为提高报告和数据的可用性仅对公司管理层有所帮助的传统观点，而应首先考虑新的流程将如何让终端用户或一线员工获益。这种做法有利于确保系统使用得当，管理层也将自然而然地获得报告体系的益处。

       对管理层来说，采用IT技术改善库存管理有以下好处：更为有效地利用仓库管理的人力、提高订单处理的准确度、改善客户服务、降低库存水平及库存持有成本，乃至提高衡量"拣货及上架（pick-and-put-away）"效率的能力等。这些好处虽然极有价值，但对仓库管理员来说却没有多大的吸引力。这些对该系统的成败影响最大的职员也许并没有在积极地支持该系统，没有付出更多的努力以确保该系统的功能得到最大程度的利用，因为他们并不知道这将给他们的日常工作带来怎样的直接利益。

       若你重点关注仓库管理员的利益，那么该系统的成功系数将会飙升。如果能够得到实实在在的好处，仓库管理员将做出积极的回应，比如：凭借定向的订单波次拣选技术（directed wave picking），他们无须为了履行某个订单而来回走动，不用为了寻找合适的上架空间而跑遍整个仓库，不必再去寻找二级存储点，而且再也不用担心当仓库的每一个缝隙都已塞满存货时，该如何安置新进库存。

       这种从终端用户角度出发的做法，能确保公司更为普遍地采用IT技术，同时保证管理层获得其所期望的利益。例如，某医疗器械供应商实施了一项微软业务解决方案体系，从而降低了仓库管理员的工作负荷。

       "了解库存所在的地点，并按照一定逻辑次序对该库存进行处理，同时让拣货操作工知道哪些产品应该先选、哪些应该后选，这将有助于提高员工的工作效率，同时也有助于让我们的产品更快地流通出去。"该公司的首席技术官（CTO）说道。

       如果你始终关注每位使用者将如何从该系统中获益，那么该系统将会为人们所接受和使用。人们不仅会去用它，而且你将发现，他们会源源不断地提供旨在持续改善业务流程的新想法、新思路。随着系统得到更为充分的利用，管理层的利益也会随之而来，同时系统所提供的重要决策数据的质量也将得到极大的提高。

改进库存管理流程

一旦你已下定决心最大限度地利用贵公司的技术基础设施，你就可以用批判性的眼光对库存管理流程进行审视，并且在技术的帮助下将这些体系和程序变得更为完善。

       例如，在花费数天时间及诸多人力进行定期实物盘存之前，多数公司从未想到要三思而行。从理论上说，定期实物盘存为人所知的作用，是协调库存和系统数据库之间的差异。简单地说，这是大家的一贯做法。然而如今的技术能够对该流程进行改善，甚至可能在将来完全剔除该流程。

       先进的库存管理软件包让周期性盘点这一流程变得更为简便。系统中的周期性盘点功能让贵公司职员在下单、接单及拣货、运货的同时，就可实时对部分库存进行盘点，因而没有必要停止所有操作以获取精确的盘点数据。此外，先进的周期性盘点功能还有助于让你的职员了解，在任何一天应该对哪些库存或哪些货架进行盘点。你可以将待盘点的库存期望数量打印出来交给职员，提示他们仓库里应该有多少库存；也可以让系统将这些数据隐藏起来，从而通过真正的实物盘存予以核对。

       这样做的好处是显而易见的：全年库存的存量更加准确，将导致灭失、减损和盗窃水平的下降。这下你可以放心地废宣传海报设计除令人厌恶之极的季度或年度实物盘存流程了，而且大家的某个周末也不会因此而泡汤。

       那些喜欢不断改进的公司应考虑对流程进行大幅度的变革，至少应考虑雇用全职员工专门负责周期性盘点。这项投资看起来也许不能对增加销售或提高效率产生直接的效果，然而有些公司确实能够从中获益。假如你有100万美元的库存，若你能将准确率（从而导致更低的库存水平）提高10%，那么就能释放10万美元的资本，而且这还没有考虑相关的库存持有成本的节省。这为周期性盘点工作专职化的合理性提供了有力的支持！你可以针对自己的具体情况进行相应的计算，以决定该流程是否能使贵公司获益。

       Maximum Data Solutions公司专业销售自动数据采集系统，是微软公司商业解决方案的合作伙伴。某奶酪经销商向该公司请教，如何更好地管理库存水平、降低存货持有成本，以及改善客户服务水平。

       "过去我们经常盘存，几乎每月一次。现在，有了自动数据采集系统，我们再也不用进行盘存了。"奶酪经销公司的首席财务官说道，"我们一天八小时都在进行周期性盘点，因此我们从未发生无法向客户交货的情况。自从实施自动数据采集系统以来，我们的存货准确度超过了99%。"

       许多公司都想采用条形码或无线射频识别（RFID）数据采集技术，但是有些公司尚不清楚应如何对其全部现有库存进行分类并贴上标签。恰当的分类是向前迈出的一大步，幸运的是，这是一项一次性投资。

       一旦你已跨出这一步，大把的机会将等待着你。你可以通过条形码或者是RFID所采集到的数据及自动库存更新来加速接单流程，这意味着公司内的每一个人都可以在产品到达装卸码头的几分钟之内即可知道新产品到达的信息，而不是几个小时甚至几天之后。这样，你就能够以更快的速度履行未交订单，甚至可能都不用等到存货上架。

       同样，当客户所需的货品正放置于进货码头的时候，销售人员也不用告知客户该产品现在缺货。你可以进而考虑实施流程改进，例如利用手持设备、定向拣货、波次拣选和定向上架等技术来提高周期性盘点的自动化程度。但是投入相应的时间和精力，更好地对库存进行分类整理、重新命名和贴上标签也是至关重要的。这也许花不了多少钱，但是却要求管理层的投入和时间。然而一旦投资于此，你将获益匪浅，因为你将实施的是一个能够自动改善诸多新流程的技术平台。

分清主次，逐个攻关

即使意图再好，任何一家公司也不可能一蹴而就，解决所有与库存管理相关的难题和挑战。通过判断哪些产品流通得最快、所占用的空间面积最大且利润最高，明智的公司将会按照优先次序，首先从操作简单且规模较大的机会开始着手进行改进。

       IT系统能够帮助你判断你的"A"级库存。它们是你的库存中最昂贵的？利润最高的？流通最快的？你的重点客户经常购买的？多数先进的库存管理系统能够提供自动化分析以帮助你识别并关注这些库存，并根据产品的变动对其进行更新。

       应首先对这些关键库存进行周期性盘点。将这类库存放置于仓库中最便捷的区域，靠近包装区，并且位于普通拣货工最容易拿到的高度上。如果你抓住了那些对你的日常经营影响最大的库存，那么你将会收到立竿见影的效果。切忌试图一蹴而就地对所有库存的管理进行改善。

       应从少数几项库存着手。紧盯着这几项库存，并确保你的系统对其进行了准确的跟踪。当其抵达装卸地点时，应确保你的系统能够在1个小时之内将包装准备完毕，并计算出可供出售的数量，并且每周对其进行周期性盘点。这将有助于你日后为其他库存建立相应的流程和程序。

       这些改进将会缩短公司职员了解新进存货入库的时间，从而使得仓库管理更加有序，客户服务更加到位。利用技术改进库存管理和流程再造所带来的好处能够产生"级联效应（cascading effect，系统的某个环节或部分的变动引起其他环节或部分的连环变动－－－编者注）"。若贵公司真正下定决心，全面利用技术系统以改善存货管理，则人人都是赢家。

       若贵公司拒绝利用新兴或者是现有的技术，试想这将给公司上下传HTH定位公司递怎样的信息？在让员工重复手工编制表格报告，与让软件供应商提供一套先进的、量身定制的数据应用软件，从而能够以更为自动化的方式获得一份内容相同的报告之间，公司管理层应权衡成本进行取舍。

       当你开始了解并接受这些概念时，手忙脚乱盘点存货的日子将离你而去。这样你就可以集中精力积极地为客户提供服务，并拓展你的业务。

原文经许可摘自Tom McHale发表于Progressive Distributor杂志2004年5月/6月号的Leveraging technology to improve inventory management一文。Pfingsten Publishing L.L.C.2004年登记版权。魏力译。

Tom McHale是微软公司专注于分销行业的行业营销经理。